TITRE VI – DE L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
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CHAPITRE I – Dispositions générales
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Article 42.
Sous réserve des dispositions légales particulières, la conservation de documents électroniques archivés satisfait aux exigences suivantes :
- L’information que contient le document est accessible et consultable ;
- Le document est conservé en la forme sous laquelle il a été créé, envoyé ou reçu, ou sous une forme dont on peut démontrer qu’elle n’est susceptible ni de modification, ni d’altération de son contenu, et que le document transmis et celui conservé sont strictement identiques ;
- Les informations permettent de déterminer l’origine et la destination du document, ainsi que les indications de date et d’heure de l’envoi ou de la réception sont conservées.
L’archivage électronique garantit l’authenticité et l’intégrité des documents, données et informations conservées par ce moyen.
Article 43.
Les données concernées par l’archivage électronique doivent être structurées, indexées et conservées sur des formats appropriés à la conservation et à la migration.
L’archivage électronique garantit, dans leur intégrité, la restitution des données conservées ou leur accessibilité dans un contexte technologique changeant.
Les règles de l’archivage électronique s’appliquent indifféremment aux documents numérisés et aux documents conçus initialement sur support électronique.
Article 44.
Un Décret du Premier Ministre, sur proposition des Ministres ayant respectivement le numérique et la culture dans leurs attributions, fixe les conditions et les modalités de l’archivage électronique.
CHAPITRE II : Des archives numériques publiques
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Article 45.
L’Institut National des Archives du Congo, désigné par le sigle « INACO », assure l’encadrement et la régulation des conditions générales de gestion des archives électroniques ainsi que l’assistance et le conseil aux services publics dans la gestion et la conservation des archives électroniques.
Article 46.
Aux fins du financement de l’archivage des archives numériques publiques par l’Institut National des Archives du Congo, une redevance est instituée sur tous les actes et documents émis par les services et établissements publics et destinés à être sauvegardés ou archivés. La redevance pour archivage est une quotité appliquée sur le prix de l’obtention desdits actes ou documents.
Un arrêté interministériel des Ministres ayant respectivement les Finances, le numérique et la culture et patrimoine, dans leurs attributions fixe le taux, la liste des actes et documents, ainsi que les mécanismes de perception, de recouvrement et de rétrocession à l’Institut National des Archives du Congo de la redevance évoquée à l’alinéa précédent.